Zgodnie z Ustawą z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali (Dz.U. 1994 nr 85 poz. 388) wspólnota mieszkaniowa to ogół właścicieli, których lokale wchodzą w kład określonej nieruchomości. Przynależność do wspólnoty, która umożliwia sprawne zarządzanie nieruchomością przez właścicieli lokali, jest automatyczna, co oznacza, że powstaje w momencie wykupu lokalu na własność, i nie można się jej zrzec, a sama wspólnota mieszkaniowa nie jest zakładana, a powstaje z mocy prawa. Chociaż wspólnota nie posiada osobowości prawnej, nie jest podmiotem gospodarczym i nie posiada własnego majątku, może nabywać prawa i zaciągać zobowiązania.
Księgowość wspólnot mieszkaniowych
Wspólnoty mieszkaniowe są podatnikami podatku dochodowego od osób prawnych. Mają więc obowiązek prowadzenia ewidencji rachunkowej, pozwalającej na określenie corocznej wysokości dochodu lub straty, podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także uwzględnienia ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych informacji, niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami. Zgodnie z ustawą o własności lokali zarząd (lub zarządca) ma obowiązek prowadzić ewidencję pozaksięgową kosztów zarządu nieruchomością wspólną oraz zaliczek uiszczanych na pokrycie tych kosztów, a także rozliczeń z innych tytułów na rzecz nieruchomości wspólnej. Sposób ewidencji tych kosztów może być różny – w zależności od sposobu przyjętego uchwałą przez wspólnotę mieszkaniową.
Prowadzenie księgowości wspólnot mieszkaniowych, m.in. ze względu na zawiłe przepisy, może stanowić wyzwanie, szczególnie że właściciele lokali tworzących wspólnotę przeważnie nie dysponują odpowiednią wiedzą z zakresu rachunkowości. Z tego powodu najwygodniejszym i najbezpieczniejszym rozwiązaniem, pozwalającym uniknąć wielu problemów, jest powierzenie księgowości wspólnoty profesjonalnemu biuru rachunkowemu.